跳到主要内容

处理资讯自由要求

管理信息自由请求的程序.

处理资讯自由要求

信息自由(FOI)的要求和回应由信息自由官员管理, 在副校长办公室.

作为大学的雇员, 如果你收到非例行的索取资料的要求,你应立即将该要求转交给信息自由主任 freedom-of-information@grandebergere.com.

在20个工作天内回复请求(从收到请求后的下一个工作天开始), 在大学接收的任何地方).

请不要试图自己回答信息自由的要求, 特别是如果使用豁免来隐瞒信息. 请使用以下信息作为指导.

识别信息自由请求

根据《亚美am8官网登录》提出的有效请求必须符合特定标准. 它必须:

  • 书面形式(但要求提供环境信息可以是口头形式)
  • 提供请求者的姓名和联系地址(电子邮件、邮政地址或传真号码)
  • 描述所要求的资料(如不确定,请与资讯自由负责人联络)

请记住,请求不必明确引用“信息自由”.

以下应该 被解释为有效的资讯自由要求:

  • 请求而不是请求记录信息(请求意见), 媒体声明, 投诉, 等.)
  • 个人对自身信息的要求. 这应被视为数据保护主体访问请求,并转发给数据保护主任, dataprotection-queries@grandebergere.com
  • 例行公事或例行公事的请求,你会作为理所当然的事情来回应.

如果您认为任何内容可能属于有效的信息自由申请,请将其转发至 freedom-of-information@grandebergere.com 尽快(如以邮递方式收到,则以内部邮递方式送交资讯自由主任).

如果您不确定,请发送电子邮件或致电信息自由官员.

管理资讯自由要求

信息自由主任可能会与您联系,协助处理该要求.

如果被要求,请充分合作. 遵守《亚美am8官网登录》是一项法律要求.

你可能会被要求提供或收集根据该要求或被要求提供指导的资料, 例如,在披露所请求的信息方面是否存在敏感性.

如果你有可能在很长一段时间内无法工作, 请安排一个替代联系人到位-请在您不在办公室的消息中明确说明这一点.

资讯自由的影响-披露所要求的资料

要求的信息必须披露,除非法律有效的豁免或其他排除适用. 这些例子包括:

  • 有关在世个人的个人信息,披露这些信息将违反数据保护立法
  • 可能危及亚美am8官网登录、学生或公众健康和安全的信息
  • 可能有损大学商业利益或与大学有业务往来的其他组织的商业利益的信息
  • 依法负有保密义务的信息
  • 在别处发布的信息或打算在以后发布的信息(文件的草案版本), 资料须经有关大学团体修订或批准)
  • 亚美am8官网登录首页要花18个多小时才能找到并提取这些信息
  • 非由大学或代表大学持有的信息
  • 披露会影响亚美am8官网登录首页有效履行主要职能的资料
  • 可能妨碍预防或侦查犯罪的信息
  • 享有法律咨询的特权.

在某些情况下, 在决定是否公开信息之前,大学需要考虑公众利益. 有些豁免要求这样做.

记录信息

根据《亚美am8官网登录》(FOIA)和《亚美am8官网登录》,获取信息的权利延伸到大学持有的所有记录信息, 无论格式或存储介质.

这包括所有形式的社交媒体和所有形式的沟通. 例如:

  • 团队聊天
  • 球队通话记录
  • 记录团队会议
  • Zoom会议记录
  • 所有的电子邮件
  • 写笔记
  • 中央电视台
  • WhatsApp
  • 信号
  • 电报

这也包括在你自己的设备(如笔记本电脑或手机)上保存的大学业务(与公共机构业务有关的记录信息)。.

利用公司渠道处理大学事务

在可能的情况下,您应该使用公司渠道处理公务. 然而, 有时情况并非如此,而另一个人或组织则代表大学持有信息. 根据《亚美am8官网登录》,该信息被认为由大学持有. “信息”指以任何形式记录的信息,如前所述.

大学业务、非企业渠道和《亚美am8官网登录》

信息专员办公室(ICO)的指导方针指出,如果官方信息(大学业务)在非公司渠道或地点举行,这意味着它将被视为“代表公共当局举行的信息”。. 非企业渠道或地点包括:

  • 私人电子邮件帐户和你的大学电子邮件帐户
  • WhatsApp、信号或电报等私人通讯账号
  • 通过Twitter或Facebook等应用程序和网站发送的直接信息
  • 在私人移动设备上

例如, 大学的官方事务保存在你自己设备上的私人电子邮件账户中, 以及大学设备上的大学电子邮件帐户中的电子邮件, 是否有可能在回应信息请求时被披露.

个人信息、非企业渠道和《亚美am8官网登录》

然而, 私人邮件,比如给朋友或亲戚的邮件, 与工作无关, 会免于披露吗, 因为它们包含与你的私生活有关的信息.

你不应该使用个人电子邮件帐户处理大学事务. 根据《亚美am8官网登录》,个人账户中的与工作有关的电子邮件将受到披露. 与公共当局业务无关的信息不受《亚美am8官网登录》的约束.

看到 ICO指导 欲知亚美am8官网登录首页详情.

学术研究和教材

这是一个相当复杂和有争议的领域. 就研究而言, 如果收到请求,可能适用若干豁免. 这包括《亚美am8官网登录》中对以下事项的豁免:

  • 可通过其他途径获得的信息, 如果研究结果或背后的原始数据已经发表.
  • 打算发布的信息, 如果在收到请求之前已形成发表研究的意向
  • 为保密目的提供的个人资料或商业敏感资料, 就某些类型的研究数据(由受访者或调查应答者在保密义务下提供的信息)
  • 如披露会损害大学或第三者商业利益的研究/教学资料.

应《亚美am8官网登录》或《亚美am8官网登录》要求提供的任何信息将继续受到版权保护.

这意味着如果学术研究或教学材料必须发布, 收到信息的人将不能在未经允许的情况下重新使用它,除非以非常有限的方式, 版权法允许的.

机密信息

“机密”一词在法律上有特殊的狭义含义, 就《亚美am8官网登录》而言. 它是指由大学以外的组织或个人提供给大学的信息,具有普通法上的保密义务, 而他在回应信息请求时披露的信息将构成可起诉的泄密行为(该大学将因此被起诉)。.

根据《亚美am8官网登录》(信息自由 Act),这些信息是不被披露的. 然而, 这一豁免不适用于在大学内部创建的信息, 包括从大学一个部门到另一个部门的信息, 或者仅仅是敏感的信息.

根据《亚美am8官网登录》或《亚美am8官网登录》,敏感信息可能受到豁免, 但不能假设所有标记为“机密”的内部产生的信息都可以免于披露.

关键是, 不管亚美am8官网登录首页如何分类, 只有在有效的豁免适用于法案或法规的情况下,信息才能被扣留. 例如,如果没有相关的豁免可以证明不向申请人提供信息的理由,“机密”会议记录可能必须在响应请求时公布.

应该注意的是,每一项信息请求必须根据其本身的价值进行判断(亚美am8官网登录首页不能在法律上对信息适用全面豁免)。.

“商业机密”资料

《亚美am8官网登录》中没有一概的“商业保密”豁免. 第43条规定,如果信息的披露会或可能损害大学或与亚美am8官网登录首页有业务往来的其他机构的商业利益,则应予以隐瞒. 它适用于以下情况:

  • 这些资料构成真正的“商业秘密”,例如真正独特的工作方法或知识产权,是市场竞争优势的来源.
  • 信息会, 或可能损害大学或第三方的商业利益,如果披露.

在这两种情况下,都必须确定切实的损害,而不仅仅是猜测. 一旦确定了具体的损害,就有必要进行公共利益测试,以确定披露的公共利益是否超过对商业利益的潜在损害.

学生会

亚美am8官网登录首页所有的学生都是学生会的会员. 联邦有自己的宪法和官员. 根据学生会章程和1994年教育法,亚美am8官网登录首页对学生会负有一定的责任. 然而,学生会是一个独立于大学的法律实体.

这对学生会在《亚美am8官网登录》中的立场产生了影响.

  • 作为成员的非法人协会, 根据《亚美am8官网登录》,学生会不是“公共当局”. 这意味着学生会本身的记录不会被信息自由所覆盖, 并不能根据《亚美am8官网登录》提出要求. 欧盟不太可能被认为受《亚美am8官网登录》的保护(该条例对“公共当局”的定义比《亚美am8官网登录》的定义更广泛和模糊).
  • 亚美am8官网登录首页掌握的亚美am8官网登录学生会的记录, 包括与学生会的沟通和学生会提供给亚美am8官网登录首页的信息, 受《亚美am8官网登录》和《亚美am8官网登录》的保护, 可以被请求.

亚美am8官网登录首页会与学生会协商,如果信息自由或环境信息要求可能涉及披露由学生会提供给大学的信息, 或者披露可能影响工会的商业利益. 然而, 决定是否公布这些信息的最终法律责任在于大学.

学生会还单独负责确保其遵守数据保护法的要求.

数据保护

《亚美am8官网登录》和《亚美am8官网登录首页》(英国GDPR)规范了大学收集数据的方式, 处理和披露有关活体的信息. 所有与数据保护法和英国GDPR相关的查询(包括主体访问请求)应直接向数据保护官员询问, dataprotection-queries@grandebergere.com

获取大学内创建和持有的所有类型的信息受《亚美am8官网登录》(信息自由 Act)管辖, 2000年(或环境资料规例). 所有有关查阅资料的查询, 除个人信息外, 应提交给信息自由官员吗, freedom-of-information@grandebergere.com

有时对信息的要求可能包括第三方的个人信息,如亚美am8官网登录或学生. 如有上述情况,请向资讯自由主任 freedom-of-information@grandebergere.com

找到亚美am8官网登录数据保护法案的信息, 例如为教职员和学生提供的指引,以及为不同范畴的教职员提供的具体建议, 在亚美am8官网登录首页的 数据保护指南.

记录管理

为了遵守信息自由要求,良好的记录管理很重要,因为亚美am8官网登录首页需要知道亚美am8官网登录首页持有什么以及它们的位置.

档案管理服务 确保创建整个大学的记录信息, 以最有效的方式维护和处理, 符合大学的规定 记录管理策略

大学委员会会议

大学的大部分法定组织和校长委员会都包括在 出版计划. 这通常意味着会员的细节, 职权范围, 作为例行公事,会议记录会公布在亚美am8官网登录首页的网站上. 不适合例行发布的业务项目在议程中予以确定.

大多数学院或院系级别的委员会不包括在出版计划中,但如果有要求,信息将必须公开, 但该法案列出的豁免除外.

如果你负责为一个正式委员会的会议提供服务,记住在未来的某个时候可能有必要将亚美am8官网登录是很有用的. 有关亚美am8官网登录首页信息,请参阅 管理模板 或电子邮件 governance@grandebergere.com.

在网上发布信息

该法案的目的是在整个公共部门促进更大的开放和问责. 在亚美am8官网登录首页的正常业务过程中,亚美am8官网登录首页通过亚美am8官网登录首页的网站向公众提供大量信息, 但是,在某些情况下,向全世界发布信息可能是不合适的.

如果您对您在网上发布的信息类型有任何查询, 请与信息自由官员联系.

询盘

如果您有任何问题,请与亚美am8官网登录首页联系.